Siapkan 3 “alat kerja” wajib sebelum mulai proses

Daftar Rincian Kewenangan Klinis (RKK) per spesialisasi + formulir pengajuan RKK.
White paper/buku putih layanan (sebagai acuan jenis layanan dan level kompetensi yang dinilai).
Mekanisme panel/mitra bestari (siapa menilai apa) berikut aturan konflik kepentingan.

Output yang harus ada: RKK master per KSM, form pengajuan RKK, daftar panel/mitra bestari per disiplin, dan checklist konflik kepentingan.

1) Intake: permohonan kewenangan klinis

Yang berperan: Calon staf medis, Direktur/Karumkit, Sekretariat Komite Medik.

Langkah kerja:

Calon staf medis mengajukan permohonan kewenangan klinis dengan mengisi formulir RKK yang disediakan RS + melampirkan bahan pendukung.
Berkas permohonan yang lengkap disampaikan Direktur kepada Komite Medik.

Output: berkas permohonan masuk, status “lengkap/kurang”, nomor registrasi pengajuan.

2) Verifikasi administratif (screening) – lakukan sebelum penilaian klinis

Yang berperan:

Sekretariat Komite Medik/Subkomite Kredensial.

Checklist dokumen minimal (contoh implementatif dari pedoman):

Ijazah dokter umum/spesialis
STR
Sertifikat emergensi (ACLS/ATLS/resusitasi neonatal/hiperkes – sesuai kebutuhan RS)
Rekomendasi teman sejawat minimal 2 orang
Sertifikat kompetensi kolegium/sertifikat pendukung lainnya

Aturan kerja cepat:

Jika berkas belum lengkap → kembalikan ke pemohon dengan daftar kekurangan (1 kali putaran revisi maksimal agar tidak menggantung).

Output: checklist verifikasi bertanda “OK/kurang”, daftar kekurangan, berkas siap dinilai.

3) Bentuk panel/mitra bestari untuk penilaian klinis

Aktor: Subkomite Kredensial.

Langkah kerja:

Subkomite Kredensial membentuk panel dengan melibatkan mitra bestari dari disiplin yang sesuai.
Seleksi anggota panel dengan mempertimbangkan: reputasi, konflik kepentingan, bidang disiplin, kompetensi.

Output: surat tugas panel, daftar panelis + deklarasi konflik kepentingan.

4) Penilaian kredensial: kaji RKK yang diminta + bukti kompetensi

Aktor: Subkomite Kredensial + Panel/Mitra Bestari.

Langkah kerja yang bisa langsung dijalankan:

Panel menilai permohonan kewenangan klinis yang diajukan dengan cakupan penilaian praktik/kompetensi (contoh eksplisit dari pedoman):
Keterampilan (skill)
Perilaku (attitude) terhadap pasien dan tim
Etik dan disiplin profesi selama proses rekrutmen sampai kredensial

Output minimal rapat penilaian:

rekomendasi per item RKK: disetujui / disetujui dengan batasan / ditolak
bila “dengan batasan”: tentukan syaratnya (mis. supervisi, pembatasan kasus, atau pelatihan tambahan)

5) Rapat keputusan dan alur rekomendasi berjenjang sampai terbit SPK

Aktor: Subkomite Kredensial → Komite Medik → Direktur.

Langkah kerja:

Rapat penilaian kredensial: keputusan musyawarah-mufakat, bila tidak bisa → voting suara terbanyak.
Subkomite Kredensial mengajukan rekomendasi kewenangan klinis ke Komite Medik, lalu Komite Medik merekomendasikan ke Direktur, dan Direktur menerbitkan Surat Penugasan Klinis (SPK).

Output:

berita acara rapat + daftar hadir
surat rekomendasi Subkomite Kredensial
rekomendasi Komite Medik
SPK + RKK final yang melekat pada staf medis

6) Distribusi SPK & RKK: pastikan tersedia di unit pelayanan (bukan hanya arsip)

Aktor: Komite Medik/SDM/Unit Pelayanan.

Langkah kerja:

SPK dan RKK harus tersedia dalam salinan cetak/elektronik di lokasi pelayanan (mis. OK, IGD, dll) dan tenaga medis memperoleh salinan kewenangannya.
Pembaruan kewenangan harus dikomunikasikan jika ada perubahan.

Output: daftar distribusi unit + bukti “read/acknowledge” dari staf medis.

7) Dokumentasi dan penyimpanan berkas (wajib rapi untuk akreditasi & audit)

Aktor: Sekretariat Komite Medik + SDM.

Langkah kerja:

Berkas kredensial/rekredensial diserahkan ke SDM untuk masuk file karyawan.
Semua proses kredensial/rekredensial harus tercatat dan disimpan pada file masing-masing staf medis.

Output: folder staf medis per orang (fisik/digital) dengan indeks dokumen.

8) Setelah SPK terbit: jalankan OPPE agar kewenangan bisa dipertahankan/diubah sebelum 3 tahun

Ini langkah operasional yang sering dilupakan.

Aktor: Pimpinan medis/kepala unit/Subkomite Mutu Profesi/Ketua KSM.

Langkah kerja:

RS menerapkan OPPE (evaluasi praktik profesional berkelanjutan) untuk menilai mutu, keselamatan, dan layanan yang diberikan setiap tenaga medis.
Data OPPE dipakai untuk keputusan: mempertahankan, merevisi, atau mencabut kewenangan klinis sebelum siklus pembaruan 3 tahunan berakhir.

Output: indikator OPPE per staf medis + notulen tindak lanjut bila ada temuan.

9) Rekredensial (penugasan ulang): paket kerja ringkas yang bisa langsung dieksekusi

Trigger: mendekati akhir masa berlaku (contoh pedoman menyebut masa berlaku 3 tahun).

Langkah kerja ringkas (berdasarkan pedoman):

Direktur mengajukan permohonan rekredensial ke Komite Medik/Subkomite Kredensial.
Subkomite + sekretariat kumpulkan berkas kandidat rekredensial:

STR masih berlaku
surat sehat/MCU
rekomendasi Subkomite Etik
sertifikat terbaru 3 tahun terakhir
salinan asuransi profesi
pengajuan ulang form RKK

Berkas dievaluasi Subkomite + mitra bestari; hasilnya rekomendasi tambah/kurang kewenangan.
Komite Medik merekomendasikan ke Direktur → Direktur menerbitkan kembali SPK.

Output: SPK rekredensial + RKK yang diperbarui.

Checklist Implementasi Cepat

RKK master per spesialisasi + form pengajuan RKK tersedia
White paper/buku putih layanan tersedia
Daftar panel/mitra bestari + aturan konflik kepentingan
Intake permohonan RKK + registrasi berkas
Verifikasi administrasi (ijazah, STR, sertifikat, rekomendasi sejawat, sertifikat kolegium)
Penilaian panel: setujui/tolak/batasi per item RKK
Rapat keputusan + berita acara + daftar hadir
Rekomendasi Subkomite → Komite Medik → SPK oleh Direktur
Distribusi SPK & RKK ke unit layanan + bukti staf menerima salinan
Arsip SDM + folder kredensial per staf medis
OPPE berjalan (indikator + tindak lanjut)
Paket rekredensial 3 tahunan (berkas + evaluasi + SPK ulang)